Les 7 meilleurs outils de la gestion du temps de travail efficaces

Dans un environnement professionnel toujours plus rapide, savoir gérer son temps est devenu indispensable pour rester productif. De plus, il permet d’éviter le stress tout en atteignant ses objectifs. Or, entre réunions, e-mails, tâches multiples et distractions numériques, il est facile de perdre le fil.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils vous aidant à structurer vos journées. Priorisez vos missions et gagner en efficacité ! Voici 7 des meilleurs outils de gestion du temps pour rester concentré et organisé au quotidien.

 ·   Statistiques sur votre temps perdu

En moyenne, chaque employé consacre 51 % de sa journée de travail à des activités non productives. En voici les causes les plus courantes.

• Un cadre peut consacrer jusqu’à 72 % de sa semaine en réunions, avec près de 37 réunions hebdomadaires,
• 3 heures sont perdues chaque jour à cause des distractions (notifications, bavardages, multitâche).
• 1,5 heure est souvent dédiée à des tâches ou réunions non pertinentes.

Explorons donc quelques-uns des meilleurs outils et applications de gestion du temps. Ils vous aideront à maintenir concentration et organisation dans votre travail quotidien.

 ·   Les outils de gestion du temps au travail

1- Google Agenda : planifiez vos tâches, réunions et deadlines

Google Agenda permet de planifier des événements, définir des rappels et de partager des calendriers avec des collègues. Ainsi, vous pouvez planifier le temps consacrer à un projet ou à une tache. Notez également les dates de rendu et toutes les taches relatives à faire les jours précédentes. L’application calcule ensuite des blocs de temps pour atteindre ces objectifs.

Un autre avantage est que Google Agenda est intégré à Gmail. Vous recevez ainsi automatiquement les événements liés aux réunions, aux voyages d’affaires, etc. L’agenda peut être intégré à d’autres applications, telles que Google Meet, pour simplifier la planification des réunions en ligne. Google est aujourd’hui un outil gratuit pour tout le monde. Toutefois, certaines entreprises ont besoin de beaucoup d’espace pour stocker leurs données ou passer des appels vidéo avec plusieurs personnes. Des options payantes sont alors disponibles pour plus de possibilités.

2- Asana : organisation, hiérarchisation et suivi des taches pour vos équipes

Cette plateforme de gestion de projets permet aux équipes d’organiser les tâches, de fixer des délais et de collaborer efficacement. Grâce à son interface intuitive, créez des listes de tâches et attribuez-les aux membres de l’équipe. Suivez ensuite la progression des missions. Asana propose également des fonctions de calendrier et des diagrammes de Gantt, simplifiant la planification et la hiérarchisation des tâches.

La version gratuite d’Asana est disponible pour les équipes comptant jusqu’à 15 membres. C’est alors une bonne option pour les petites équipes et les organisations en pleine croissance. Asana propose aussi des plans payants avec des fonctionnalités supplémentaires. C’est idéal pour les organisations plus importantes ou celles qui souhaitent des fonctionnalités avancées et une assistance dédiée.

3- Evernote : gérez vos notes et vos taches quotidiennes

Evernote est une application conçue pour la prise de notes, l’organisation, la gestion des tâches et l’archivage. Cette puissante application permet aux utilisateurs de créer de diverses notes. Elles peuvent être du texte, des dessins, de la photographie ou même de contenu web sauvegardé. Elle offre une multitude de fonctionnalités pour aider à capturer et à organiser efficacement des informations importantes.

Evernote est l’une des applications les plus populaires pour prendre des notes et stocker des archives numériques. En effet, grâce à sa flexibilité et à sa capacité, elle s’adapte aux besoins individuels. L’offre de base d’Evernote est gratuite, offrant un ensemble de fonctionnalités essentielles pour la plupart des utilisateurs. Si vous recherchez des fonctionnalités avancées, une version payante, appelée Evernote Premium, est également disponible. Elle offre des avantages tels que plus d’espace de stockage, la collaboration sur des notes, la recherche dans les documents PDF, etc.

4 -Trello : des tableaux visuels motivants

Trello est un outil visuel puissant conçu pour la gestion des tâches en fonction de votre emploi du temps. Il vous permet de créer des « tableaux Trello », pour différents projets ou programmes. Vous organisez ensuite les tâches sous forme de « cartes » que vous pouvez déplacer entre des listes personnalisables. Cette approche visuelle unique offre une manière attrayante de visualiser le flux de travail et la progression des tâches. Trello contribue à améliorer considérablement la collaboration et la gestion du temps.

5- RescueTime : trakez votre temps et vos activités

RescueTime est une application conçue pour surveiller automatiquement votre activité en ligne. Elle génère des rapports détaillés sur les applications et les sites web sur lesquels vous passez du temps. Vous identifiez ainsi les distractions et les domaines à améliorer dans votre productivité. Ces informations vous aident à personnaliser vos habitudes pour être plus efficace dans votre travail.

En résumé, il s’agit d’une plateforme qui calcule et évalue le temps que vous passez devant l’ordinateur. Sachez que cette plateforme voit tout ce que vous faites devant l’ordinateur. C’est comme si vous lui donniez la permission de vous espionner. Elle offre une période d’essai gratuite de deux semaines, mais le coût mensuel normal est d’environ 12 euros.

6 – Minuteur Pomodoro : 25 minutes de travail, 5 minutes de pause

Le minuteur Pomodoro est une technique de gestion du temps mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980. Cette technique a été conçue pour améliorer la concentration et la productivité. Pour cela, elle devise le temps en intervalles de travail ciblés, appelés « Pomodoros« , suivis de courtes pauses.

Le saviez-vous ? Le nom « Pomodoro » vient d’un minuteur de cuisine en forme de tomate que Francesco Cirillo utilisait lorsqu’il était étudiant à l’université pour gérer son temps d’étude. Il divisait le travail en blocs de temps concentré, d’une durée habituelle de 25 minutes, suivis d’une courte pause de 5 minutes.

Diverses applications basées sur cette technique ont vu le jour, dont les plus utilisées sont : Pomodoro Timer, Focus To Do et Focus Booster. Elles sont toutes gratuites.

7-Post-it : une alternative colorée au numérique

Vous n’êtes pas un adepte de la technologie et vous avez besoin de noter tout ce que vous avez à faire ?

Vous pouvez toujours compter sur les bons vieux agendas ou les post-it personnalisés. Grâce à leurs différentes couleurs, ils vous aident à mémoriser les tâches à faire.

Par exemple, toutes les réunions peuvent être notées sur des post-it verts, les livraisons urgentes sur des post-it roses et le reste sur des post-it jaunes. Ainsi, vous aurez une vision plus claire de vos taches, directement sur votre bureau.

 ·   Conclusion

Une gestion du temps efficace consiste à découvrir les outils et les méthodes qui conviennent le mieux à votre style de travail et à vos besoins. Que vous préfériez une technique de minuterie, une application de suivi des tâches ou une plateforme de gestion de projet, les options sont nombreuses. Expérimentez différentes solutions et découvrez celles qui vous permettent de rester concentré, de réduire le stress et d’obtenir de meilleurs résultats au cours de votre journée de travail. N’oubliez pas que la gestion du temps est une compétence qui se développe au fil du temps et avec une pratique constante. Tirez parti de ces outils pour rendre votre journée de travail plus productive et plus satisfaisante !