Transformez votre événement extérieur en une réussite

Les événements à l’air libre sont une tendance croissante, et ce n’est pas un hasard. Ce type événement permet aux marques et aux entreprises de nouer des liens avec leur publics, clients et employés dans un cadre beaucoup intime, naturel et décontracté.

Les espaces extérieurs offrent de nombreuses possibilités, notamment au printemps et en été, lorsque les températures sont plus agréables et les journées lumineuses. Événements d’entreprise, salons promotionnels et célébrations informelles sont autant d’événements dont le succès est quasiment garanti si l’on choisit un cadre extérieur adapté.

 ·  Pourquoi organiser mes événements en extérieur ?

Les célébrations, les campagnes et les fêtes organisées dans des espaces ouverts offrent des avantages stratégiques importants aux niveaux organisationnel, émotionnel et d’image pour diverses marques.

D’une part, ils contribuent à créer des environnements plus détendus et authentiques, favorisant la participation spontanée et facilitant les interactions entre les participants. Cela crée des relations plus authentiques et naturelles, invitant les participants à se connaître et à se montrer dans un cadre éloigné les formalités des bureaux, des entreprises et des salles de réunion.

D’autre part, les espaces extérieurs offrent une plus grande flexibilité d’aménagement et d’utilisation de l’espace, car ils s’affranchissent de certaines des restrictions physiques imposées par les lieux fermés. Par exemple, vous pouvez concevoir des parcours, créer des zones thématiques, aménager des zones de détente ou organiser des dynamiques de groupe en toute liberté, en les adaptant à chaque public et à l’objectif de l’événement.

De même, d’un point de vue communicationnel, les événements en plein air peuvent renforcer certaines valeurs associées à l’entreprise. Le développement durable, le bien-être, la proximité et le lien avec la nature en sont des exemples éloquents. Ils projettent ainsi une image plus humaine et plus consciente, très prisée par le public actuel.

Ils constituent également une excellente option pour exploiter pleinement les ressources naturelles. La lumière du soleil, la ventilation et l’aménagement paysager offrent confort et décoration sans nécessiter d’investissements importants. Dans la plupart des cas, e lieu devient l’un des éléments clés de l’événement, contribuant à rendre l’expérience plus immersive.

À long terme, les événements en extérieur génèrent une plus grande visibilité et, par conséquent, un impact accru. Plus photographiés, ils augmentent votre présence sur les réseaux sociaux, touchant ainsi un public beaucoup plus large.

 ·  Organiser un événement en extérieur : 7 conseils essentiels

Bien qu’organiser un événement en plein air présente de nombreux avantages, une planification rigoureuse et une attention particulière aux détails peuvent également poser des défis. Nous vous les présentons !

1. Choisir votre espace judicieusement

Assurez-vous que le lieu de célébration corresponde bien avec vos exigences et besoins. Il doit pouvoir accueillir suffisamment de participants, disposer d’espaces adaptés à vos objectifs et d’un espace extérieur, même en hiver… Pour trouver le lieu idéal, nous vous recommandons d’utiliser cette plateforme de lieu événementiel : grâce à ses filtres, vous pouvez affiner la recherche et trouver le lieu parfait pour vous.

2. Planifier en fonction de la météo

La météo est un facteur déterminant. Il est donc conseillé de consulter les prévisions à l’avance et de toujours avoir un plan B. Nous savons que la météo peut parfois être imprévisible. De même, si l’événement a lieu pendant les mois les plus chauds, il est important de prévoir des zones ombragées, des ventilateurs ou des brumisateurs. Si vous prévoyez un évènement en plein air pendant les mois les plus frais, des tentes, des parapluies ou des chauffages sont indispensables. Avoir une longueur d’avance peut faire la différence entre un événement réussi et un événement oublié.

3. Assurer confort aux participants

Assurez-vous de fournir de l’eau fraîche, des collations, des sièges adaptés à tous les participants, et même de la crème solaire ou des couvertures si les conditions le justifient. Soigner chaque détail projette une image de professionnalisme qui, à long terme, associera votre marque à des émotions positives.

4. L’esthétique et les détails techniques sont importants

L’éclairage, la sonorisation et la décoration doivent être spécialement conçus pour l’extérieur, afin d’éviter tout dommage en cas d’humidité ou de vent imprévisible. De plus, une sonorisation bien répartie, un éclairage chaleureux et élégant et une signalétique claire permettent de transformer un espace commun en une scène chargée de sens et de messages corporatifs.

5. Gérer la logistique et les permis

Les aspects pratiques sont tout aussi importants que tout le reste. Il s’agit notamment de garantir un accès confortable et accessible à tous les publics, des toilettes en nombre suffisant pour les participants (portables si nécessaire), des postes de nettoyage et la sécurité de l’événement. De plus, si l’événement se déroule dans un espace public, veillez à obtenir les autorisations municipales et à vérifier la réglementation locale au préalable.

6. Surprendre avec un coffret cadeau exclusif

Un autre détail qui fait la différence est d’offrir aux participants un kit personnalisé contenant des produits utiles, conçus exclusivement pour l’événement et utilisables tout au long de la journée. Ces cadeaux enrichissent non seulement l’expérience dès le début, mais renforcent également votre image de marque. Livrés dans un emballage soigné, une sélection adaptée à l’événement et une personnalisation appropriée peuvent transformer un simple cadeau en un souvenir directement associé à votre marque.

7. Respecter l’environnement

Enfin, les événements en extérieur sont une excellente occasion de renforcer l’engagement de votre entreprise en faveur du respect de l’environnement et des valeurs durables. Utilisez de la vaisselle compostable, des bouteilles réutilisables, une signalétique écologique et des bacs de recyclage bien visibles. Nous vous suggérons également de faire appel à des fournisseurs locaux. Il est également essentiel de veiller à ce que l’espace soit parfaitement propre après la fin de l’événement.

 ·  JPuis-je célébrer mon événement à l’air libre ?

Presque tous les événements peuvent être célébré en extérieur, il faut uniquement s’adapter aux conditions de chaque espace. Toutefois, il est vrai que certaines célébrations ou événements sont plus communes en extérieur que d’autres.

Par exemple, les team buildings et journées d’entreprise trouvent en extérieur un environnement idéal. Ces activités visent en effet à renforcer la cohésion d’équipe et, pour y parvenir, s’appuient sur des jeux collectifs, des parcours de défis, des activités sportives ou des ateliers en plein air qui aident à briser le stress de la routine et à améliorer la communication entre collègues en dehors du bureau.

De plus en plus, lorsque les marques lancent un nouveau produit ou une innovation, ou souhaitent accroître leur visibilité, elles optent pour des espaces extérieurs, où les expériences sont plus sensorielles. Ainsi, les éléments qu’elles souhaitent présenter ou mettre en avant sont plus facilement associés à des émotions positives.

À cela s’ajoutent les foires commerciales, les marchés artisanaux, les festivals de musique et les événements gastronomiques, traditionnellement organisés en plein air. Ils accueillent souvent des institutions ou des entreprises souhaitant toucher un public plus large ou nouer des relations commerciales. Parallèlement, ces événements contribuent à dynamiser la ville et offrent un divertissement précieux à la communauté. Leur tenue dans des espaces ouverts projette une image de plus grande accessibilité pour tous.

Les tournois, les courses populaires, les journées sportives et les activités de remise en forme sont également des événements souvent organisés en plein air. Ces événements encouragent la participation active et promeuvent des habitudes saines, mais nécessitent de grands espaces extérieurs avec des espaces pour les participants, des espaces de rafraîchissement et de soins primaires, ainsi que des espaces pour les spectateurs.

Les célébrations institutionnelles sont un autre type de célébration qui se déroule de plus en plus en extérieur. Il peut s’agir d’anniversaires, de cérémonies de remise de prix, d’hommages ou d’événements commémoratifs ; autrement dit, d’occasions qui recherchent la convivialité et la proximité. Qu’ils se déroulent dans des cours, des jardins d’entreprise ou des espaces publics climatisés, ces événements deviennent plus conviviaux et intimes, ce qui renforce l’image de marque et le lien avec les employés, les clients ou les partenaires.

Enfin, il s’agit d’un format d’événement très courant pour les événements familiaux d’entreprise. Il s’agit de journées conçues pour être partagées avec les familles des employés, c’est pourquoi elles incluent des pique-niques, des barbecues, des jeux pour enfants et des activités pour tous les âges. Elles améliorent la motivation et la fidélité des employés tout en renforçant le sentiment d’appartenance.

 ·  Idées de goodies pour vos evenement en extérieurs

Si elles sont bien pensées, les célébrations en plein sont une excellente opportunité pour projeter une image de marque cohérente et la renforcer de façon pratique et discrète.

De manière concrète, c’est l’occasion d’offrir des objets publicitaires qui transmettent professionnalisme, l’attention aux détails et engagement pour le bien-être des participants. De plus, les produits personnalisés ne sont pas uniquement des cadeaux ; ils peuvent également contribuer à l’ambiance et à la décoration de l’événement. Dans les deux cas, ils constituent de puissants outils de communication.

Nous avons rassemblé une sélection de produits personnalisables dont la présence lors des célébrations en plein air est pratiquement indispensable si vous souhaitez être responsable de l’organisation d’un événement réussi.

• Gobelets réutilisables : Pour servir les boissons. Ils peuvent être distribués avec le verre de bienvenue, posés sur les tables ou utilisés aux points de ravitaillement. Durables et pratiques, ils permettent de toujours avoir le logo à portée de main de chaque participant.
• Bouteilles et thermos : Ils peuvent être distribués au départ ou inclus dans les kits de bienvenue de l’événement. Ils contribuent à associer votre marque à des valeurs écologiques et au bien-être des participants, car ils conservent les boissons fraîches en été et chaudes en hiver, tout en assurant une hydratation optimale.
• Casquettes et chapeaux : ils protègent du soleil, unifient visuellement les participants et créent un fort impact sur les photos et vidéos de l’événement. Ils sont également très utiles lors des journées ensoleillées et lors d’événements ultérieurs hors du cadre professionnel. Les casquettes, quant à elles, offrent une image plus sportive, tandis que les chapeaux promotionnels se distinguent par leur esthétique festive et originale.
• Couvertures : Pour les soirées ou les saisons plus froides. Elles peuvent être placées sur des chaises ou distribuées tout au long de la journée. Elles apportent chaleur et confort et associent votre marque à des sentiments de bienveillance et d’attention.
• Éventails : un classique de toute célébration en plein air pendant les mois les plus chauds. Ils sont également souvent utilisés après la cérémonie et se distinguent par leur grande surface d’exposition.
• Articles de pique-nique : Si l’événement comprend un repas en plein air, vous ne pouvez pas vous tromper avec des couverts, des couvertures de pique-nique et des sacs isothermes. Ces articles enrichissent l’expérience, favorisent l’organisation, renforcent les valeurs écologiques et favorisent la détente et un sentiment naturel de connexion.
• Barbecues : Personnaliser les barbecues où sont préparés les aliments est une excellente idée pour garantir que tous les participants se souviennent du logo de votre marque et l’associent à des moments agréables.

• Chaises pliables : elles apportent confort lors de longues journées et permettent à chacun de disposer d’un endroit pour se reposer et se détendre. Elles garantissent également une visibilité constante de votre marque grâce à leur visibilité permanente.
• Jeux, ballons, frisbees : idéaux pour animer des activités familiales ou team buildings. Ils favorisent également le jeu libre et les échanges avec les autres participants de manière originale et beaucoup plus détendue.

 ·   Et si je préfère organiser mon événement à l’intérieur ?

La principale différence entre les événements en extérieur et en intérieur réside dans la prévisibilité . Dans les espaces clos, il est beaucoup plus facile de contrôler entièrement la température, l’acoustique et l’éclairage. Cependant, ces événements sont moins attrayants visuellement et dégagent une formalité bien plus proche de celle des bureaux et des entreprises, éloignant les participants de l’atmosphère naturelle souvent recherchée lors de ce type d’événements.

Pour vous aider à mieux comprendre et visualiser les différences, nous avons préparé un tableau comparatif avec certains des aspects et caractéristiques les plus pertinents des deux formats d’événements :

Aspects	Événements en plein air	Événements en salle
Atmosphère	Naturel, détendu, visuellement attrayant	Formel, structuré, contrôlé
Capacité	Flexible, permet un afflux important	Limité à la taille des locaux
Météo	Sous réserve du temps, nécessite un plan B	Entièrement protégé et prévisible
Investissement	Des coûts réduits en électricité, ventilation et même décoration	Nécessite la climatisation, un entretien constant
Organisation	Plus dynamique, encourage la participation spontanée	Plus guidé et programmé
Image de marque	Proche, durable, moderne	Professionnel, technique, corporatif

Ainsi, même si les deux types d’événements ont leurs points forts, si vous cherchez à susciter des émotions, à générer de la visibilité et à établir des liens plus directs et réels avec votre public, les espaces ouverts sont une source infinie de potentiel.