Goodies pour salon professionnel et congrès

Un salon n'a pas un seul public, mais quatre. Après plus de 10 ans passés à gérer des commandes pour des congrès et des salons, nous avons pu constater que le merchandising le plus efficace est celui qui répartit le budget par profil, plutôt que d’acheter un seul article pour tout le monde.

Par exemple, pour les participants, il faut un volume élevé d’unités et un faible coût unitaire. Ainsi, des stylos, des carnets personnalisés, des sacs en toile et des porte-clés promotionnels conviennent très bien. De plus, ce sont des produits qui peuvent être utilisés dès le premier jour du salon.

En revanche, pour les intervenants et les VIP, il convient de miser sur des cadeaux dont le coût unitaire est élevé, car seuls 10 à 40 articles seront nécessaires, selon l'événement. Dans ces cas-là, il est fortement recommandé de choisir des cadeaux technologiques ou de bureau présentant une finition haut de gamme et présentés dans un coffret. Ainsi, le cadeau est remis en main propre et l’emballage fait partie intégrante du geste.

De même, pour le personnel et l’organisation, les tours de cou, les porte-badges et les vêtements d’identification remplissent une fonction clairement opérationnelle, et non promotionnelle. L’objectif est que, pendant le salon, tout le monde puisse distinguer ceux qui sont en mesure de résoudre un problème du reste des participants.

Enfin, pour votre propre stand, il faut changer de logique : l'objet publicitaire pour salon n’est pas un simple cadeau, c’est une raison de s’arrêter. Un produit qui invite à une interaction de 30 secondes fonctionne mieux, comme par exemple des articles de bureau à planter ou des appareils rechargeables à l’énergie solaire.

Guide pour bien estimer le nombre d’unités

Il ne fait aucun doute que mal estimer le nombre d’unités nécessaires est l’erreur la plus coûteuse que l’on puisse commettre. C’est pourquoi nous avons préparé quelques conseils qui, nous l’espérons, vous aideront à l’éviter :

• Sac de bienvenue (remise garantie à chaque participant) : nombre d’inscrits + 5 à 8 %. Cette marge couvre les inscriptions de dernière minute, les accompagnateurs et le matériel susceptible d’être endommagé lors du montage. Dans ce type de remise, un tote bag publicitaire permet également de regrouper le reste du matériel dans un seul et même pack.
• Goodies pour votre stand (remise non garantie) : entre 30 % et 50 % du nombre total de participants au salon, à la conférence ou au congrès, et non de la capacité d’accueil de votre salle. Personne ne visite tous les stands.
• Intervenants et VIP : nombre exact + 3 unités de réserve.

Chez Gift Campaign, nous disposons d’un vaste catalogue de goodies pour les événements, pouvant être remis lors de salons et de conventions. Cela se traduit par une large gamme de prix, ce qui nous permet de nous adapter aux possibilités, ainsi qu'aux besoins de chaque campagne et de chaque entreprise. Notre conseil est de définir le budget et les cadeaux en fonction du coût par participant que vous pouvez vous permettre.

• Moins de 2 € par participant : stylo avec logo, porte-clés, carnet de notes basique, sac en tissu léger ou confiseries publicitaires. Il s’agit de la fourchette de prix des salons de grande envergure. Dans ce cas, il convient de privilégier l’utilité, la facilité de distribution et le coût unitaire.
• Entre 2 € et 8 € : la fourchette offrant le meilleur retour sur investissement pour la plupart des salons professionnels. On peut y inclure des bouteilles réutilisables, des carnets à couverture rigide, des sacs à dos à cordons ou des coffrets combinés. C’est également à partir de cette fourchette que les produits durables certifiés commencent à prendre tout leur sens ; ils sont très appréciés lors des salons dans les secteurs de la santé, de l’éducation et de l’administration publique.
• Plus de 8 € : réservé aux intervenants, aux sponsors et aux contacts qualifiés. Batteries externes, écouteurs, enceintes personnalisables, articles de bureau et coffrets présentés dans un emballage cadeau.

Conseil d'expert : ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas lors d'un salon

Ce qui fonctionne :

Misez sur des produits utilisables immédiatement pendant l’événement, tels que des gourdes réutilisables, des carnets avec stylo ou des sacs résistants, car ils permettent de faire connaître votre marque dans les couloirs et lors des conférences. Pour les profils VIP, la clé réside dans les cadeaux d’une utilité cruciale, comme une batterie externe lorsque le téléphone est déchargé, ce qui génère un impact positif et immédiat.

Ce que nous ne recommandons pas (même si on nous le demande) :

Les articles volumineux ou lourds qui ne rentrent pas dans les bagages à main et finissent par être oubliés à l’hôtel. Nous déconseillons également de sacrifier la qualité au profit de la quantité, car un produit qui se casse renvoie cette même image de votre marque. Enfin, nous déconseillons les denrées alimentaires non contrôlées, car lors d’événements de plusieurs jours, elles posent souvent des problèmes de conservation et d’allergènes.

La date d’un salon est connue plusieurs mois à l’avance. Et pourtant, nous recevons souvent des commandes très urgentes en raison d’une mauvaise organisation dans le temps. Nous vous suggérons donc de considérer l’approche de ces dates comme un compte à rebours, y compris pour l’achat des cadeaux et/ou des articles promotionnels.

8 à 10 semaines avant

Étudiez les différentes options, sélectionnez le ou les produits les mieux adaptés et demandez un devis ainsi qu’un aperçu numérique. Grâce à ce délai, indispensable pour les commandes de grande quantité, vous disposerez de suffisamment de temps pour apporter des ajustements et des modifications avant le lancement de la production.

4 à 5 semaines avant

Délai raisonnable pour une commande standard. La livraison de la plupart des articles personnalisés est effectuée dans un délai maximum de 10 jours ouvrés, mais vous avez besoin d’une marge de manœuvre pour valider le Bon à Tirer (BAT), demander des modifications et assurer l’expédition vers la destination finale.

2 semaines avant

C’est encore faisable avec des produits en stock et une livraison express (coût supplémentaire indiqué avant la confirmation de la commande). Cependant, nous vous recommandons de ne pas prendre un tel risque.

Moins d’une semaine

Possible uniquement pour des articles très spécifiques. Écrivez-nous et nous vous indiquerons ce qui peut être livré à temps.

Avant de lancer la production d’une commande, nous vous envoyons un BAT avec votre logo appliqué sur le produit. Aucune commande n’entre en production sans que vous ayez validé cette maquette : c’est le filtre qui évite que 1 000 unités n’arrivent avec un logo décentré ou dans une couleur que vous n’avez pas choisie.